会社員の資産運用ブログ

会社員が投資信託(米国寄り)をメインに資産運用していく話。現在資産1000万円運用中。お金の役に立つ話や、子供のこと、日常の出来事も記載していく予定。

若手社員に読んでほしい!稟議書の書き方と注意点を紹介します

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こんばんは、balbal4です。

社会人の方は、稟議書を書く機会は結構ある思います。

もしかしたら全く機会がないという方もいるかもしれませんが、それでも提案書決裁書社内プレゼン資料など名前を変えて書類は存在するかもしれません。

 

私は役回り上、稟議書を書いたり、回付先として添削させられる機会が多いのですが(これがけっこう大変!!)、若手社員だけじゃなく、役職者でもおかしな文章だったり、言いたいことが伝わらない内容になっていることが多いです。

 

稟議書はお客様に提案するプレゼン資料と同じくらいくらい大事な書類ですので、今回は若手社員方が参考になるように書き方と注意点をご紹介します。

上手な文章は評価対象にもつながりますし、添削する方の負担を少しでも減らしてあげてください。

 

稟議書とは何か?

稟議書には様々な種類があります。

顧客と重要な契約を結ぶ場合、物品を購入する場合、営業権や土地使用の譲渡や購入などそれぞれの社内で決裁内容は決められております。

また、決裁機関も経営会議の承認が必要なもの、担当役員の承認だったり、部長会の承認などレベル感も様々です。

その決裁機関は、基本的にはその書類だけを見て承認の有無を判断しますので、口頭で補足説明などできないことが多いです(もしかしたら呼ばれるかもしれませんが、当社の場合これじゃわからんとか、記載されていないことが多いとか、怒られることが多いです)

だから、しっかりポイントを絞って丁寧にかつ、読み手に納得感が得られる書き方ないと承認されません。

せっかく良いことを書いても文章力が下手すぎて承認されないのであれば論外です。

 

稟議書の書き方について

稟議書は上司や役員、社長など色々な方が目を通す書類ですので、ポイントを絞って完結かつ分かりやすく書くのが理想です。

当社には稟議書専用エクセルが用意されていますが、A4レポート用紙1枚~2枚です。

 

1.件名をしっかり記載する

当たり前すぎて何も言えませんが、これができていない方が多いです。

例えばパソコンを購入したいならパソコンを何のために購入するのか?ということをしっかり書いて読み手にわかるようにすることです。

 

2.申請理由を明確にする

なぜ、購入するのか?なぜ契約するのか?を簡潔にでも具体的に説明します。

個人的な戦法としては、以下の通りがベターと思います。

1現状の問題点や課題点がある(背景などでも良い)

2この問題点を解決するべく、こうしたい

3だからこの稟議書で決裁が欲しい

 

3.メリット・デメリットの明確化

次にこの稟議書の記載事項を実行するとこういったメリット(効果など)があることを記載しないと、会社にとってどんな効果をもたらすのかさっぱりわかりません。

そのためには具体的な数値が一番効果がありますのでひねり出しましょう。

またデメリットもはっきり書きましょう。

もちろん書くだけじゃなくてその点について、こういった対策をとっていくことで大丈夫です!と想定される質問に対し前もって回答して読み手を安心させておくことができます。

 

4.お金の面を明確化する

ここは申請理由の次に大事なことです。

稟議書の95%は金額が絡んでいると私は思っています。

特に、経営者や役職者は会社や部門の成績に影響しますので、いくらかかるのか?費用対効果をよく考えています。

しかし経営者になると見ている部分は金額だけではありません。

・金額

・費用発生時期(年月)

・支払時期

金額は皆さんしっかり書いてくるのですが、発生時期と支払い時期を明確化していない方が結構います。経営者は決算月とキャッシュフローも意識していますので、経理部門や購買部門と事前に会話をしておきましょう。

 

5.スケジュールなど補足事項

最後はスケジュールや今後の流れなど、書ききれなかった詳細な補足情報を入れてくとわかりやすいと思います。しかしあまり多く記載してはいけません。文章の流れがおかしくなります。

 

こういった章を作って書いていくと、未経験者でも上手に書くことができると思います。そもそも文章の構成がしっかりしていないから、伝わらない文章なってしまい、構成を作ることに気が付かない方が結構います。(最初にググることすらしない人はどうかと思いますが)

 

稟議書に必要な書類は添付する

これも大事なことですが、稟議に必要な書類は添付することで稟議書の内容を簡潔化することができます。

稟議書を見る方は膨大な量を見て、決裁しているかもしれません。その時、ページ数の多い稟議書を見せられても「一体何が言いたいんだ?」となることもあるかもしれません。

そんなときは、添付資料で補います。例えば見積書などは明細は添付化することで稟議書本体に合計金額を記載し「詳細は添付の見積書参照」としておけばOKなわけです。

また製品カタログや、パンフレットなども同様に活用できます。

 

稟議書の事例

次は、新入社員向けのノートパソコンを購入する場合の事例です。

【件名】

2019年度新入社員が使用する教育用ノートパソコンの購入について

 

                                   記

 

【申請理由】

昨年まで新入社員が利用していた教育用ノートパソコンは4年が経過しており、OSも古くサポート契約も今年で切れる予定です。

また動作が重く、フリーズしてしまうマシンもあり教育受講中に支障がでています。

今回、新しくノートパソコンを10台買い替えOSを最新化しサポート面での不安も解消させます。

また、安定稼働することで教育受講時間の無駄な時間を削減し、能率アップを図っていきます。

 

【購入品の内容】

PCのスペック(見積書参照)

 

【費用と支払い時期】

科目   :   OA備品

金額   :    15万円 ×10台 = 150万円(税込)

支払日  : ◯月◯日まで

 

【費用計上日(納品予定日)】

◯月×日予定

 

以上

 

こんな感じなら及第点だと思います。後は上司にしっかり見てもらいましょう。

あと半年もすると消費税増税となりますので、8%か10%なのかはっきりさせることも大事です。

そういった細かい心配りがあると、読むほうも「この人はしっかりしているな!」という印象があり決裁も前向きに考える可能性もあります。

顧客向けプレゼン資料にはそれに合った書き方があるように、稟議書にもその書類にあった書き方というものがあります。

そういったフォーマットはある程度社内の人脈を駆使して事前に入手しておくことをお勧めします。

そして、役職者を納得させる書き方をマスターし一目置かれる人材になりましょう!